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Communes · cantons · services publics

Vos règlements ont réponse à tout.
emi vous aide à la trouver.

Réponses aux habitants, procès-verbaux du conseil, communications en quatre langues, procédures internes : emi prépare, vos services relisent et décident. Les données restent en Suisse.

Vidéo hébergée sur YouTube, chargée uniquement après votre clic.

Le guichet de Valmont

Une demande arrive. Le brouillon de réponse est prêt.

Choisissez une demande d’habitant. emi prépare une réponse à partir des règlements et des procédures de la commune, en citant ses sources. Le service relit, corrige et envoie lui-même.

Commune fictive, règlements fictifs, à titre d’illustration.

Mme Nadia Rochat · reçu par e-mail

Bonjour, je souhaite installer une cabane de jardin d’environ 8 m² au fond de ma parcelle. Ai-je besoin d’une autorisation ?

Brouillon de réponse FR À relire par le service

Madame, merci pour votre message.

Selon le règlement communal sur les constructions (art. 12), les petites constructions de jardin doivent être annoncées au Service technique avant le début des travaux. Nous vous invitons à remplir le formulaire d’annonce et à y joindre un plan de situation indiquant l’emplacement de la cabane et ses distances aux limites de la parcelle.

Le Service technique examinera votre dossier et vous indiquera si une procédure d’autorisation est nécessaire. Avec nos meilleures salutations.

Règlement sur les constructions · art. 12 Formulaire d’annonce
Service technique · Décision : Municipalité

Ordre du jour

Six points où emi soulage vos services

Greffe · contrôle des habitants · service technique · RH
01

Répondre aux questions des habitants

Des réponses types fondées sur vos règlements, pour le guichet, le téléphone et la messagerie.

« Prépare une réponse type sur les horaires de la déchetterie et les objets acceptés. »

02

Rédiger et résumer les procès-verbaux

Une première version du PV à partir des notes de séance, puis un résumé lisible pour le site ou le bulletin communal.

« Mets en forme le PV de la séance à partir de mes notes et liste les décisions prises. »

03

Synthétiser un règlement communal

Les points essentiels d’un règlement en une page, en langage clair, pour les habitants ou les nouveaux élus.

« Résume le règlement de police en dix points pour la séance d’accueil des nouveaux conseillers. »

04

Communiquer en plusieurs langues

Avis à la population, informations pratiques et courriers en français, allemand, italien et anglais.

« Traduis l’avis de fermeture des fêtes en allemand, italien et anglais. »

05

Retrouver une procédure interne

Facturation, archivage, délivrance d’attestations : la marche à suivre exacte, avec le document source.

« Quelle est notre procédure pour délivrer une attestation de domicile ? »

06

Aider les nouveaux employés

Un collègue patient qui connaît vos procédures et répond à toute heure. L’Académie forme aux bons réflexes de l’IA.

« Je commence au contrôle des habitants : quelles sont les démarches les plus fréquentes ? »

Avis à la population

Un message, quatre langues

Pour une commune bilingue, une administration cantonale ou une population internationale. Chaque traduction est relue avant publication.

FR

L’administration communale sera fermée du 24 décembre à midi au 2 janvier inclus.

DE

Die Gemeindeverwaltung bleibt vom 24. Dezember, 12 Uhr, bis und mit 2. Januar geschlossen.

IT

L’amministrazione comunale resterà chiusa dal 24 dicembre a mezzogiorno al 2 gennaio compreso.

EN

The municipal administration will be closed from 24 December at noon until 2 January inclusive.

Traductions à relire avant publication

Données des citoyens

Les données des habitants restent sous votre contrôle

Une administration doit pouvoir dire où se trouvent les données qu’elle traite, qui y accède et à quoi elles servent. emi est conçu pour vous aider à répondre à ces trois questions.

Les communes et les administrations cantonales relèvent en principe de la loi cantonale sur la protection des données, en plus de leurs propres règles internes.

SOUVERAINETÉ

Hébergé en Suisse

Dans les centres de données de notre hébergeur suisse, certifié ISO 27001.

CONFIDENTIALITÉ

Aucun entraînement

Les demandes des habitants n’entraînent aucun modèle d’IA.

CLOISONNEMENT

Accès par service

Le contrôle des habitants, le service technique et les RH ont chacun leurs dossiers.

TRANSPARENCE

Sources citées

Chaque réponse indique le règlement utilisé. Votre charte IA fixe les règles d’usage.

Bon réflexe : pour préparer une réponse type, remplacez le nom de l’habitant par « Madame, Monsieur ». Le service complète au moment de l’envoi.

Les limites

emi prépare. L’administration décide.

Ce qu’emi fait

Des brouillons de réponses, de courriers et de procès-verbaux
Des résumés et des traductions, avec leurs sources
La recherche dans vos règlements et procédures

Ce qu’emi ne fait pas

Aucune décision administrative : autorisations, taxes, recours restent l’affaire des autorités compétentes
Aucun envoi automatique aux habitants : un agent relit et envoie
Il ne remplace pas les guichets ni le contact humain avec la population
Ses réponses ne font pas foi : seul le texte officiel du règlement fait référence

Pour la Municipalité et le secrétariat

emi présenté aux décideurs, en 1 min 30

Ce que l’outil apporte à une organisation, comment les données sont protégées et comment l’adoption se pilote. De quoi préparer une présentation à l’exécutif.

Vidéo hébergée sur YouTube, chargée uniquement après votre clic.

Testez emi sur les règlements de votre commune

Une démonstration de 30 minutes avec deux ou trois de vos règlements publics et les questions que vos guichets reçoivent le plus.